YELLOW BIRD INSIGHTS ─────
ขายงานได้แล้ว แต่ทีมจัดเลี้ยงยังต้องถามข้อมูลซ้ำ?
ปิดการขายเป็นแค่ขั้นแรก ถ้าส่งรายละเอียดงานไม่ครบ ทีมหน้างานก็เตรียมต่อได้ยาก
“ตกลงจัดโต๊ะแบบไหน?”
“อาหารกลางวันกี่คน?”
“ลูกค้าขอไมโครโฟนเพิ่มไหม?”
พอใกล้วันงาน ทีมจัดเลี้ยงกลับต้องโทรถามฝ่ายขายอีกครั้ง ทั้งที่คุยกับลูกค้าจบไปแล้ว เพราะรายละเอียดอยู่คนละที่ บางอย่างอยู่ในใบเสนอราคา บางอย่างอยู่ใน LINE และเรื่องที่ลูกค้าเพิ่งเปลี่ยนยังไม่ได้บอกทีมหน้างาน
ผลคือทีมเสียเวลาไล่ถาม แทนที่จะได้เตรียมห้อง อาหาร และอุปกรณ์ให้พร้อม ถ้าตามข้อมูลไม่ทัน ก็อาจต้องมาแก้กันในวันงาน
ก่อนส่งต่องาน ลองเช็ก 3 เรื่องนี้
- ข้อมูลอยู่ที่เดียวกันหรือยังให้ทุกฝ่ายเปิดดูรายละเอียดงานฉบับล่าสุดได้ ไม่ต้องเดาว่าไฟล์ไหนใหม่กว่า
- ระบุคนดูแลแต่ละเรื่องหรือยังฝ่ายขายรู้ว่าใครรับช่วงต่อ ทีมจัดเลี้ยงรู้ว่าต้องถามใครเมื่อมีข้อมูลขาด
- ลูกค้าเปลี่ยนอะไร แล้วใครรู้บ้างเปลี่ยนจำนวนคน เวลา เมนู หรือผังห้อง ต้องแจ้งทีมที่เตรียมงานด้วย
รายละเอียดงานฉบับกลาง ควรมีอะไรบ้าง
เริ่มจากเรื่องที่ทีมต้องใช้จริง ไม่ต้องทำเอกสารให้ยาวเกินไป
- วัน เวลา และสถานที่จัดงาน
- จำนวนแขกและรูปแบบการจัดห้อง
- อาหาร เครื่องดื่ม และข้อจำกัดด้านอาหาร
- อุปกรณ์และบริการที่ลูกค้าขอ
- ราคา รายการที่รวม และรายการที่คิดเพิ่ม
- ชื่อผู้ประสานงานและเบอร์ติดต่อ
ถ้าโรงแรมใช้ BEO อยู่แล้ว ให้ใช้ BEO เป็นข้อมูลหลัก และอัปเดตทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
ก่อนถึงวันงาน คุยกันให้จบในรอบเดียว
หลังฝ่ายขายยืนยันงาน ให้คนรับผิดชอบส่งข้อมูลฉบับล่าสุดให้ทีมที่เกี่ยวข้อง แล้วนัดเช็กสั้น ๆ ว่ายังขาดอะไร ถ้าลูกค้าเปลี่ยนรายละเอียดหลังจากนั้น ให้แก้ในข้อมูลฉบับกลางและบอกทีมทันที
ลองทดสอบง่าย ๆ: ถ้าวันนี้ฝ่ายขายเจ้าของงานไม่อยู่ ทีมจัดเลี้ยงยังเปิดดูข้อมูลและเตรียมงานต่อได้ไหม? ถ้าไม่ได้ นั่นคือจุดที่ควรเริ่มแก้
ขายจบแล้ว งานต้องไปต่อได้
ลูกค้าไม่ได้เห็นว่าโรงแรมใช้กี่ไฟล์หรือคุยกันกี่แชต เขาเห็นเพียงว่าในวันงาน ทุกอย่างตรงกับที่ตกลงไว้หรือเปล่า การส่งต่องานให้ครบจึงช่วยทั้งทีมฝ่ายขาย ทีมจัดเลี้ยง และลูกค้า
อยากให้ฝ่ายขายกับทีมจัดงานเห็นข้อมูลตรงกัน?
ลองคุยกับทีม Yellow Bird ว่าตอนนี้ข้อมูลติดอยู่ตรงไหน และดูว่าระบบจัดการห้องสัมมนาจะช่วยให้ส่งต่องานง่ายขึ้นได้อย่างไร
ดูระบบจัดการห้องสัมมนา →สถานการณ์สมมติเพื่ออธิบายปัญหาการประสานงาน