ลูกค้าขอราคาจัดสัมมนา ทำไมกว่าจะตอบกลับถึงใช้เวลานาน?

“ขอราคาจัดสัมมนา 80 คน พร้อมอาหารกลางวันครับ”

ลูกค้าถามมาแค่นี้ แต่ฝ่ายขายยังต้องเช็กว่าห้องว่างไหม รองรับคนได้หรือเปล่า อาหารมีแพ็กเกจอะไร และราคานี้ต้องให้ใครอนุมัติ

ถ้าข้อมูลอยู่คนละไฟล์ หรือต้องรอถามหลายคน งานก็ช้าตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มทำใบเสนอราคา ระหว่างนั้น ลูกค้าอาจกำลังคุยกับโรงแรมอื่นอยู่ด้วย

ลองดูว่า ทีมติดอยู่ตรงไหน

1. ต้องถามลูกค้าเพิ่มหลายรอบ
   ยังไม่รู้วันจัดงาน เวลา จำนวนคน หรือรูปแบบห้อง เลยเช็กข้อมูลต่อไม่ได้
2. ต้องไล่หาข้อมูลใหม่ทุกครั้ง
   ตารางห้องอยู่ไฟล์หนึ่ง ราคาอาหารอยู่อีกไฟล์ ส่วนราคาล่าสุดต้องทักถามในแชต
3. รออนุมัติราคา แต่ไม่รู้ว่ารอใคร
   ฝ่ายขายทำข้อมูลครบแล้ว แต่ยังส่งไม่ได้ เพราะไม่ชัดว่าใครเป็นคนตัดสินใจ

เริ่มแก้จาก 3 เรื่องนี้ก่อน

ถามข้อมูลให้ครบตั้งแต่ครั้งแรก

ทำรายการคำถามสั้น ๆ ให้ทีมใช้ร่วมกัน เช่น วันและเวลาจัดงาน จำนวนคน รูปแบบห้อง อาหาร อุปกรณ์ และวันที่ลูกค้าต้องการใบเสนอราคา

ให้ทุกคนใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน

รวมตารางห้อง แพ็กเกจ และราคาที่ใช้อยู่ไว้ในจุดที่ทีมเปิดดูได้ พร้อมระบุว่าอัปเดตเมื่อไร ใครเป็นคนดูแล จะได้ไม่หยิบราคาเก่ามาส่ง

ตกลงให้ชัดว่า ราคาไหนส่งได้ ราคาไหนต้องขออนุมัติ

ถ้าอยู่ในราคาที่ตกลงกันไว้ ฝ่ายขายควรทำงานต่อได้ ส่วนกรณีพิเศษให้รู้ว่าต้องส่งหาใคร และใครรับช่วงได้ถ้าคนนั้นไม่อยู่

ยังส่งราคาไม่ได้ ก็ตอบลูกค้าก่อนได้

อย่าปล่อยให้ลูกค้ารอโดยไม่รู้ว่าเรื่องถึงไหนแล้ว แจ้งว่าได้รับข้อมูลแล้ว กำลังเช็กอะไร และจะส่งราคาให้เมื่อไร โดยเลือกเวลาที่ทีมทำได้จริง

ตัวอย่างข้อความตอบลูกค้า:

“ได้รับข้อมูลแล้วค่ะ ขอเช็กห้องว่างและแพ็กเกจให้ก่อนนะคะ จะส่งใบเสนอราคาให้ภายในพรุ่งนี้ช่วงเช้าค่ะ”

ปรับเวลานัดส่งให้ตรงกับงานของทีม และถ้ามีอะไรติดขัด ให้แจ้งลูกค้าก่อนถึงเวลาที่นัดไว้

ก่อนหาลูกค้าเพิ่ม ลองดูว่างานที่เข้ามาค้างอยู่ตรงไหน

ไม่ใช่ทุกงานที่ตอบเร็วแล้วจะขายได้ แต่ถ้าทีมมีข้อมูลพร้อม ลูกค้าก็ได้รับคำตอบเร็วขึ้น และฝ่ายขายมีเวลาไปคุยเรื่องที่ช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจได้มากขึ้น

ลองหยิบงานขอราคาล่าสุดมาดูหนึ่งงาน ว่าเสียเวลาตรงไหนมากที่สุด แล้วเริ่มแก้จากจุดนั้นก่อน